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标准采购作业程序
采购作业内容是从收到“请购案件”开始进行分发采购案件，由采购经办人员先核对请购内容，查阅“厂商资料”、“采购记录”及其他有关资料后，开始办理询价，于报价后，整理报价资料，拟订议价方式及各种有利条件，进行议价，办妥后，依核决权限，呈核订购。详细作业程序及要点如：
□ 采购作业程序及要点
表12．2．1
程 序 | 要 点 |
接 件 分 发
| 1．请购单各栏填写是否清楚 2．按分配原则分派请购案件 3．急件优先分派办理 4．无法于需用日期办妥者利用“交货期联络单”通知请购部门 5．撤销请购单应先送办理 |
询 价
| 1．交货期无法配合需用日期时联络请购部门 2．充分了解请购材料的品名、规格 3．急件或需用日期接近者应优先办理 4．向厂商详细说明品名、规格、质量要求、数量、扣款规定、交 货期、地点、付款办法 5．同规格产品有几家供应宜均询价 6．有否其他较有利的代用品或对抗品 7．应提供同规格，不同厂牌做比较 8．有否必要办理售后服务及保固年限 9．新厂商产品，是否需经检验试用 |
比 价、议 价
| 1．厂商的供应能力是否能按期交货、质量确认 2．是否殷实可靠的生产厂或直接进口商 3．其他经销商价格是否较低 4．经成本分析后，设定议价目标 5．是否必要向厂商索取型号比较 6．价格上涨下跌有何因素 7．是否必要开发其它厂商或转外购 8．规定几万元以上的案件呈副经理议价或设定议价目标 |
呈 核
| 1．请购单上应详细注明与厂商议定的买价条件 2．买卖惯例需超交者应注明 3。现场选用较贵材料时，联络请购部门述明原因 4．按核决权限呈核 |
订 购
| 1．需预付定金，内外销价需办退税、或规定多少金额以上或 有附带条件等应制定买卖合同 2．再向厂商确认价格交货期质量条件 3．分批交货者在请购单上盖分批交货单 4．订购单(采用联络函式传真机)寄交厂商，无法按需用日期 交货的案件联络请购部门 |
催 交
| 1．约交日期前应再确认交货期 2．无法于约交日期前交货时联络请购部门并列入交货期异 常控制表内催办 3．已逾约交货日期尚未到货者加紧催交 |
整 理 付 款
| 1．发票抬头及内容是否相符 2．发票金额与请购单价格是否相符 3．有否预付款或暂借款，应处理 4．是否需要扣款 5．需要办退税的请购单转告退税部门 6．以内销价采购供外销用材料，应允收齐退税同意书始得办理付款 |
程 序 | 要 点 |
收件、分发、核对
| 1．收件 2．按分配原则指派经办人 3．核对品名 4．核对规格 5．核对数量 6．核对需要日期 |
询 价
| 1．选择询价对象及地区 2．询价 3．整理报价资料 4．确认请讲内容 5．寻找对抗品 6．选择开发对象 7．询价索样 8．整理对抗品资料及样品送样 9．整理检验结果 |
议价、比价、呈核
| 1．调查市场行情 2．核对资金预算 3．选择议价对象 4．研拟底价 5．研议采购条件 6．议价(或公开比价) 7．填写上次报价记录 8．估算海(空)运费 9．估算保险费 10．核对付款条件 11．比较交货期限 12．检查卸货条件 13．估算关税 14．按核决权限呈核 |
程 序 | 要 点 |
进口、签证、结汇
| 1．缮打输入许可证申请书 2．缮写用途说明书 3．备妥签证必要文件 4．提案申请签证 5．签证专案申请作业 缮造申请书及附件(度量衡器、无线电器材) 整理必要文件 提案申请 6．申请结汇 7．整理结汇文件 8．核对签证结汇文件 9．修改输入许可证或信用状作业 |
投 保 、 船 务
| 1．洽订保率 2．投保缴交保险费 3．洽订特约船公司及运费 4．指定船舶公司 5．交涉货柜使用期限 6．核算运费 7．缴交运费 8．处理大宗材料船务 |
装 运
| 1．督促预定装船期 2．申请“工业用”证明 3．申请分期缴税 4。申请预保风险及动产抵押 5．督促装运文件 6．确认船期 7．整理装运文件 8．申请管理品放行证 9．联络及安排卸货 10．确认船代理 11．确认公证处(所) 12．联络交货期异常修改I/L，L／C |
程 序 | 要 占 |
报 关 、 提 货
| 1．银行背书 2．办理担保提货 3．整理文件报关 4．缴税提货 5．收料 |
索 赔
| 1．核对材料检验报告 2．填写索赔记录单 3。向保险公司、船公司索赔 4．向供料厂商索赔 5．办理退货掉换作业 |
跟 催
| 1．督促收料单 2．控制长期合同的交货 3．控制外购资金 4．整理采购案件 5．计算卸货延滞费及奖金 6．办理退汇 |
