“专业行政文秘/助理”其它上课时间：

1～3年工作经验的初级秘书助理，及有志从事文秘工作的人士

课程背景

数百年来，各行各业都有文秘工作，它是一项常青的、不可或缺的职业，也是当今很多年轻人向往的职业。文秘是领导的得力助手，接待、策划会议、沟通、谈判、公文写作、函电、形象设计、公关关系都离不开文秘的工作。高水平的文秘工作是保证领导和组织工作效率的重要条件，文秘的形象更是代表着单位的整体形象。但做一个专业的、出色的秘书却不是一件容易的事，需要通过职业化的训练和实际工作的历练才能完成。本课程专门针对目前职场专业文秘工作面设计，通过两天系统化的梳理和强化，相信会给您最专业的职业指导。

课程目标

1.了解专业秘书/助理的职责与角色，工作范围与未来展望。
2.学习提升工作效率的技巧，包含档案管理、时间管理、会议管理，以及上司的行程管理。
3.学习职场中的人际关系处理与沟通协调技巧，成为上司的得力助手。
4.学习专业秘书/助理的礼仪与应对技巧，塑造专业的形象。

课程大纲

一、专业秘书/助理的角色认知
1.专业秘书/助理的定义与职业价值
?行政人员的角色扮演：管家、助手、人际
?企业需要什么样的行政人员
2.认清秘书/助理的十四项职责
3.专业秘书/助理必备的技能与素质
4.准确自我定位
?初级：事务性文员
?中级：事务性文员＋协助管理
?高级：独立管理＋事务处理
5.专业秘书/助理的工作法则
?摆正位置
?积极主动
?细心准确
?严守机密
?诚恳有礼
二、如何提升文秘工作效率
1.高效率的文档管理技巧
?文档管理的方法、原则及流程
?高效名片管理-大大提升老板业务能力
?如何运用信息科技进行客户关系管理
?高效助理秘书必备之文书管理技巧
?如何成为全方位信息整合工作者
2.如何为上司与自己管理时间
?80/20原理的应用
?优先级的排定
?避免秘书人员的时间管理陷阱
?如何优化上司的时间安排
3.会议管理技巧
?会议 ( 活动 ) 的种类
?会议的流程管理：会前准备；会中协助；会后管理
?会议记录训练
4.上司出差行程管理技巧
?行前安排
?为上司搜集资料
?制定完备行程表
三、专业秘书/助理人际沟通技巧
1.成功沟通的秘诀
?沟通的定义
?沟通的双向性
?保证沟通成功的三原则
2.有效职场沟通技巧
?人际风格的类型：DISC工具导入
?如何与上司沟通
?如何与同事沟通
?如何与客户沟通
3.上司需要什么样的秘书/助理：白骨精沟通高招
?积极倾听
?同理心
?正向引导法
?赞美法
四、专业秘书/助理的形象塑造
1.女性行政人员的着装要求
?职业装的选择
?鞋、袜、包的搭配
?巧用首饰、丝巾及其它配饰
2.男性行政人员的着装要求
?公务西装的选择
?穿西装的十大误区
?衬衫、领带、皮带、鞋、袜的选择与搭配
3．专业秘书/助理的场合着装
?正式严肃的会议场合
?商务休闲的办公场合
?优雅从容的社交场合
4.合宜的仪表修饰
?化妆、修面、发型
5.专业的仪态
?站、坐、走、蹲、手势、微笑
五、专业秘书/助理的礼仪与应对技巧
1.商务用语礼仪
?交谈礼仪
?接打电话礼仪与技巧
?电子礼仪：电子邮件、手机、传真等
2.商务往来礼仪
?专业的接待态度
?招呼技巧
?介绍时的原则
?握手技巧
?交换名片
?行进间、乘坐电梯、坐车的礼仪
?不同的送客方式
?拜访的宜与不宜
?馈赠礼仪
3.商务餐饮礼仪
?中式：请客吃饭的艺术；桌位；点菜；上菜顺序；敬酒；餐桌禁忌；奉茶
?西式：桌位；餐桌禁忌；餐具；上菜次序；酒水和咖啡；自助餐
六、结束语
1.分享与回顾
2.行动计划