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李悦敏：时间管理中的多项目管理

发布时间：2016-8-25 来源：博课企业培训网作者：李悦敏

如何能让自己在多项目的管理中更加有效率?更加有掌控力?更加有品质?我分享三个简单的方法，用omni focus举例(其实Doit.im也是一样用法)。

　　批次处理应该是最实用的提高效率的方式，举例：

　　把需要电话解决的事情，比如说5件，列在一起，然后一次性全部打出去，比把5个电话分散到上午打2通、下午打3通，效率要高，为什么呢?

　　因为这样合并了每次打电话的启动成本和结束成本，不知道你有没有这样的体验：

　　1、打电话前除了准备好要说的内容，还要准备好打电话情绪和状态(从工作的烦躁状态切换到跟客户打电话的热情饱满状态)。

　　2、要把当前的工作放下，去打电话，然后再切换回刚才的工作，这也是非常大的成本，有的时候状态很难再切换回去，挂掉电话之后就不想再写刚刚开了头的文档了。

　　所以，批次处理就是让你一趟地铁直达，而不是换五趟地铁才到，这样一来，效率自然提升不少。

　　接下来的问题是，如何在多项目管理中尽量多的用批次处理的方法搞定行动，推动项目，分3步：

　　第1步：设置你最常用到的情境

　　情境不需要设置太多，5个以内就ok ，否则自己会比较容易忘掉，可以设置情境的忘了设置情境，那么你将对整个情境产生不信任的感觉，所以宁愿一开始的时候少一点，但是一旦符合条件的行动，就必须加入情境。

　　情境有三个：

　　1、phone：需要通过电话解决的事情。

　　2、Going out：需要外出解决的事情，比如说，三个项目都有需要外出解决的事情，有的是跑合同，有的是买材料，有的是拜访客户，那么当你今天必须要出门的时候，不如就把今天定为“外出日”，列出所有需要外出解决的事情，出一趟门，全部搞定!

　　3、Waiting：授权出去后需要等待回复的行动，我都会加上这个情境，我猜你一定在授权出去的行动上加了时间底线对吧?所以你觉得时间底线到了，你再去催他，不就ok了~我以前就是这么做的，但后来发现到了时间底线那一天去催他的时候才发现，他完全会错了意，搞错了方向，于是不得不重新来过，所以后来我打算主动一点，有空的时候就用这个情境把所有授权出去的事情列出来，看看哪个不是很有把握，就主动沟通一下，有人说，在公司里，良好的沟通是高效的基础，我蛮认同的。

　　第2步：录入行动时加入情境属性

　　这个操作很简单，养成习惯需要一段时间，关键是你要知道你的情境都是什么，还有它们之间的界限在哪里，比如@phone和@XX客户，它们之间的界限就不清晰，如果有一个行动是给XX客户打电话，你就不得不二选其一，情境应该是分类，而不是标签，大多数的软件也是这样设计的。

　　omni focus里面很方便，快捷键弹出收集窗口，用键盘录入行动，用tab和向下箭头可以选择项目和情境，全键盘操作很舒服。

　　第3步：筛选出符合情境的行动

　　这一步就很简单了，觉察你现在处在哪个情境下，打开软件看看有什么是现在可以做的，让大脑用来思考和决策，让电脑来提供资料和讯息。

　　你根本不用关心这些行动属于哪个项目，你只要知道，将他们批次处理完，你相关的项目都向前推进了一点点~不怕慢，就怕站，这种“推进一点点”的感觉也是蛮好的。

　　通过增加鸟瞰视角，增强掌控力

　　对于刚刚工作不久的人，大多会收到这样的建议：每天下班前，回顾这一天都做了些什么，明天上班后，第一件事就是规划一下当天的行动，选出最重要的事情先做……

　　这很好，对“执行者”比较有立竿见影的效果

　　对于同时对多个项目负责的人来说，增强掌控力还需要从更高的视角去总览全局，至少要观察和思考到一周内的行动，这个视角称为鸟瞰(Bird View)。

　　鸟瞰分为两部分：

　　1、行事历上的约会

　　2、即将截止的行动

　　omni focus里面有个“预测”功能就是鸟瞰视角(其他软件也有类似的)。

　　下一周所有的约会和即将截止的事情都一目了然，怎么样?是不是更有掌控感了呢?(或者焦虑也说不定，：P)

　　通过每周回顾，增加项目品质

　　平时在公司里像打仗一样的工作，所有的事情和思路都是碎片化的，因此更多的是迅速决策和行动，结果我猜是“这件事让A去做和让B去做，得到的结果差不多~”

　　就拿做新员工培训来说，如何让这个项目更加有品质?

　　光埋头做事很难提高品质，在梳理了整个项目之后，或许会有提高品质的办法出现。

　　回顾的方法是：

　　1、梳理全部计划。

　　2、问自己问题

　　建议一个项目回顾结束之后，再到下一个项目。

　　现在做的任何事都会影响到未来，如果在录入或者分解任务不够到位的话，现在回顾和梳理起来就会比较吃力~

　　梳理完全部计划之后问自己三个问题：

　　1、有哪些地方还可以授权?

　　2、下周我要重点关注什么?

　　3、做这件事除了现在的方法，有没有更好的?

　　我听说有些科学家和作家、艺术家，都有在睡梦中获得灵感的经历，他们认为沉浸在现状中，然后带着问题入睡，就有可能从潜意识中找到答案!《暗时间》作者刘未鹏把这个称作“思维的惯性”(我的微博上大家也都说自己有这样的体验)。

　　感觉和上面提到的“回顾提高品质”有点异曲同工之妙，不妨试试吧。

　　结语：

　　人生其实就是一个大项目，人人都是产品经理，都在解决5个W(Who、What、When、Where、Why)和一个H(How)的问题

作者：李悦敏，著名项目管理、研发管理专家、项目管理、研发管理培训师

本文由@李悦敏原创发布，未经许可，禁止转载，谢谢。

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